Il Business Process as a Service (BPaaS) è un modello in cui ricevi un processo di lavoro completo, già disegnato e funzionante, come servizio in abbonamento: non compri software da configurare né assumi persone, paghi il risultato.
Detto in una riga per chi fa consulenza: invece di avere in casa chi prepara i questionari, sollecita le risposte, impagina i report e aggiorna le aziende che segui sull'avanzamento, attivi un servizio che fa tutto questo con il tuo marchio, e tu ti occupi del giudizio e della relazione.
Da dove viene la sigla "as a Service"?
La famiglia "as a Service" nasce con il cloud. La definizione di riferimento, pubblicata dal NIST statunitense, distingue tre livelli di servizio.
- Infrastructure as a Service (IaaS): noleggi la potenza di calcolo e lo spazio di archiviazione. Il resto lo costruisci tu.
- Platform as a Service (PaaS): ricevi un ambiente pronto per sviluppare e far girare le tue applicazioni.
- Software as a Service (SaaS): usi un'applicazione finita via browser, senza installare nulla. La posta elettronica online e i CRM sono gli esempi più comuni.
Il BPaaS è il gradino successivo, non previsto dalla definizione originale ma diffuso nel linguaggio di settore: il fornitore non ti dà solo l'applicazione, ti dà il processo che quell'applicazione esegue, con regole, tempi, controlli e risultati già definiti. Con un SaaS hai uno strumento; con un BPaaS hai un pezzo di lavoro fatto.
Che differenza c'è tra BPaaS, software e outsourcing?
È la domanda che si fanno tutti i titolari di uno studio quando sentono la parola per la prima volta, e la risposta sta in chi porta il peso del lavoro.
Con un software
Compri la licenza di una piattaforma per survey, una per i report, una per la gestione dei progetti. Funzionano, ma qualcuno nel tuo team deve configurarle, collegarle tra loro, ricordarsi di inviare i solleciti, esportare i dati, sistemare i grafici. Il software riduce la fatica di ogni singolo passaggio, ma la catena dei passaggi resta sulle tue spalle.
Con l'outsourcing
Affidi un'attività a un fornitore esterno, per esempio l'elaborazione dei questionari a un centro servizi. Il lavoro esce dallo studio, ma entra un intermediario: tempi più lunghi, passaggi di consegne, qualità che dipende da persone che non conoscono le aziende che segui. E il costo cresce in proporzione al volume, perché dietro c'è comunque lavoro umano a ore.
Con un BPaaS
Il processo è già codificato: sequenza dei passi, contenuti, automatismi, controlli di qualità. Tu decidi i parametri (quale questionario, quali destinatari, quali scadenze), il servizio esegue e ti restituisce il risultato pronto per essere letto. Non devi orchestrare strumenti diversi e non dipendi da un'altra squadra di persone. Il costo è prevedibile perché il processo è industrializzato.
Il software ti dà un martello migliore. L'outsourcing ti presta un falegname. Il BPaaS ti consegna il mobile montato, con il tuo nome sopra.
Perché il BPaaS interessa proprio le società di consulenza?
Perché il lavoro di una società di consulenza di direzione, HR o coaching è fatto di due parti molto diverse, che oggi convivono nella stessa settimana delle stesse persone.
La prima parte è ripetibile: raccogliere dati prima di un progetto, somministrare un'analisi di clima, preparare i materiali di un percorso di formazione, aggiornare chi ti ha ingaggiato sullo stato dei lavori. Cambiano i contenuti, ma la struttura è sempre la stessa.
La seconda parte è unica: interpretare quello che emerge, scegliere dove intervenire, far prendere una decisione a una direzione, accompagnare un manager. È ciò per cui le aziende ti pagano, ed è ciò che nessuna automazione fa al posto tuo.
Il guaio è che la prima parte si mangia la seconda. Ne abbiamo parlato raccontando cosa fa davvero un consulente di direzione: la raccolta dati e il monitoraggio sono le attività che assorbono più tempo non fatturabile. Il BPaaS serve esattamente a portare fuori dalla settimana dei consulenti la parte ripetibile, senza aggiungere costi fissi.
Come funziona un BPaaS in pratica? Un esempio
Prendiamo un caso volutamente semplice, inventato ma realistico. Uno studio di consulenza HR con quattro persone deve fare un'analisi di clima in un'azienda manifatturiera da 120 dipendenti.
Senza BPaaS, il percorso tipico è questo: un consulente adatta un questionario da un progetto precedente, lo carica su uno strumento di survey, prepara le comunicazioni, controlla ogni giorno le risposte, manda i solleciti, esporta i dati in un foglio di calcolo, costruisce i grafici per reparto, legge a mano le risposte aperte, impagina il report. Settimane di lavoro, gran parte delle quali non richiede la sua esperienza.
Con un BPaaS, il consulente sceglie il questionario dalla libreria, lo personalizza dove serve, indica i reparti e le scadenze. Somministrazione, solleciti, controllo dell'anonimato sotto la soglia minima, elaborazione e cruscotto avvengono da soli. Quando il consulente apre il risultato trova già le differenze tra reparti, le priorità e i temi ricorrenti delle risposte aperte. Il suo tempo va alla lettura e alla restituzione, che è dove vale. Il metodo completo è descritto nella nostra guida all'analisi del clima aziendale.
Cosa non è il BPaaS?
Tre equivoci da evitare, perché la sigla è giovane e si presta a essere usata a sproposito.
- Non è un sostituto del consulente. Il processo esegue, non giudica. Se un fornitore promette di "fare la consulenza al posto tuo", sta vendendo un'altra cosa.
- Non è un gestionale con un nome nuovo. Un gestionale registra quello che fai; un BPaaS fa una parte del lavoro. Se dopo l'attivazione il tuo team ha più compiti di prima, non è un BPaaS.
- Non è un servizio anonimo. Per una società di consulenza conta che tutto ciò che arriva alle aziende che segui porti il tuo marchio: questionari, report, portale. Un servizio che espone il marchio del fornitore indebolisce la tua relazione invece di rafforzarla.
Come capire se ti conviene?
Qualche domanda da farti prima di valutare qualsiasi soluzione, nostra o di altri.
- Quante ore a settimana il tuo team dedica ad attività che si ripetono uguali in ogni progetto?
- Se domani arrivassero due progetti in più, dovresti assumere qualcuno che non fattura?
- Le aziende che segui vedono l'avanzamento dei lavori senza doverti chiedere?
- I tuoi materiali (questionari, framework, report) sono un patrimonio dello studio o sono sparsi nelle cartelle di ogni consulente?
Se almeno due risposte ti mettono a disagio, il problema non è la mancanza di uno strumento: è che i tuoi processi non sono ancora un servizio. È il punto di partenza di PinWell, che organizza il lavoro di una società di consulenza in quattro processi pronti, le vele: contenuto, scovering, monitoraggio della delivery e AI integrata.
Domande frequenti
Cosa significa BPaaS?
BPaaS sta per Business Process as a Service: un processo aziendale completo, come la raccolta dati di un progetto o il monitoraggio dell'avanzamento, fornito come servizio in abbonamento, già disegnato e funzionante, invece che costruito internamente.
Qual è la differenza tra SaaS e BPaaS?
Il SaaS ti dà un'applicazione pronta da usare; il BPaaS ti dà il processo che quell'applicazione esegue, con passi, tempi e controlli già definiti. Con il SaaS il lavoro di orchestrazione resta a te, con il BPaaS no.
Il BPaaS sostituisce il personale di backoffice?
Sostituisce il bisogno di aggiungerne quando il lavoro cresce. Le attività ripetibili vengono eseguite dal servizio, così le persone dello studio possono concentrarsi sul lavoro che le aziende che segui pagano davvero: diagnosi, decisioni, accompagnamento.
Un BPaaS è adatto a uno studio di consulenza piccolo?
Sì, anzi è più utile proprio negli studi piccoli, dove ogni ora non fatturabile pesa sul margine e dove assumere una persona di supporto è un salto di costo difficile da recuperare.
